Sicherheitskonzept
Events in Zeiten von Atemweginfektionskrankheiten
Mit einem individuellen Sicherheitskonzept für das Event, die Veranstaltungsreihe oder die Location ist man auf der sicheren Seite.
Warum braucht man ein Hygiene- & Sicherheitskonzept für Events?
Der Status
Da ist sie nun – die 4. Welle – sie stellt uns wieder vor Probleme, denen wir wie gehabt nichts entgegen zu setzen haben. Weder die Virologen noch die Entscheidungsträger in Politik und Wirtschaft wollen und können sich verbindlich äußern, wie man zukünftig mit Corona umgehen könnte. Dabei wissen wir mittlerweile sehr gut was geht, und was man vermeiden sollte. Unsere Hygienekonzepte wurden bei verschiedensten Events umgesetzt – ohne das daraus auch nur ein Superspreaderevent entstand. Wir sind also sehr wohl in der Lage, verantwortungsvoll mit der Situation umzugehen.
Lösungen
Aber wie geht es nun weiter? Wann und wie dürfen Veranstaltungen endlich wieder durchgeführt werden?Die Sache mit der Herdenimmunität wird offenbar doch nicht so leicht zu erreichen sein, wie zu Beginn angenommen. Dennoch bietet eine Immunisierung, zumindest für einen gewissen Zeitraum, einen individuellen Schutz. Ein fader Beigeschmack jedoch bleibt: die zu erwartende Aufhebung der Beschränkungen über die warmen Monate gepaart mit dem Wissen, Verantwortung für scheinbar unkalkulierbare Risiken übernehmen zu müssen. Aber eben diese Verantwortung ist mit jeder Ansammlung von Menschen eng verknüpft, und die Risiken können durchaus auf ein Minimum reduziert werden. Außerdem ist diese Verantwortung für uns nicht neu, wir tragen sie schon immer: bei jedem Seminar, Konzert, Messe und jedem Volksfest. Man kennt sie als Verkehrssicherungspflicht: sie ist klar im BGB geregelt und für Veranstalter unumgänglich – für den Gig in der Eckkneipe genau so wie für das Rockfestival mit 100.000 Besuchern.
Was ändert sich?
Genau genommen gar nicht so viel. Es gibt weder Änderungen in den Versammlungsstättenverordnungen noch bei verkehrsrechtlichen Anordnungen; die Regelungen zu Sitzplätzen, Brandschutz und Fluchtwegen sind die gleichen wie 2019.
Ihr Event. Ihr Geschäft.
Angenommen, alles wäre wie immer: man meldet ein Event bei den Behörden an und kann davon ausgehen, dass man die Genehmigung bekommt. Keine Ablehnung. Keine Rückfrage, bei der Sie gefühlt zum tausendsten Mal die alte Leier abspielen müssen. Die Planung ist die gleiche wie vor einem Jahr: man weiß ungefähr wieviele Leute kommen, die Parkplätze reichen für alle Besucher aus, es gibt keine Probleme mit der Hygiene beim Catering oder zu wenig Toiletten.Business as usual. Nur ein Detail ist anders als sonst: das Sicherheitskonzept.
Das Konzept. Ihr Erfolg
Klar könnte man jetzt sagen das man darauf achtet, dass Sicherheitsabstände eingehalten werden, dafür gibt es ja den Typ vom Sicherheitsdienst. Der guckt auch dass die Mund-Nase-Bedeckung bei jedem Gast dort ist, wo sie hin gehört. Der macht das schon, das ist sein Job und er wird schließlich genau dafür bezahlt. Nur wird sich damit wahrscheinlich kein Mitarbeiter beim Ordnungs- oder Gesundheitsamt zufrieden stellen lassen; erst recht nicht, wenn sich der frisch ausgelernte Fast-Beamte selbst verwirklichen möchte und er sich ausgerechnet Ihre Veranstaltung als Gesellenstück auserkoren hat. Denn der Türsteher ist nicht der Veranstalter und er ist auch nicht verantwortlich. Die Verantwortung bleibt auf Ihrem Tisch!
Da ist es gut, wenn es ein individuelles Sicherheitskonzept gibt: zugeschnitten auf die Location, die Art des Events und das zu erwartende Besucherverhalten.
Mehr Infos zum individuellen Sicherheitskonzept
Solch ein Konzept zu erstellen und mit den zuständigen Behörden abzustimmen, gehört seit jeher in meinen Aufgabenbereich als Produktionsleiter für Veranstaltungen. Dabei werden Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen mit 5.000 Besuchern mit der gleichen Sorgfalt bearbeitet, wie die für Events bei denen 100.000 Gäste erwartet werden. Gerade in der aktuellen Lage müssen eben auch detailliert geplante Vorsorgemaßnahmen und Ablaufpläne für kleinere Veranstaltungen konzeptioniert und geplant werden, um eine erfolgreiche Anmeldung abgeben zu können. Entscheidend ist dabei oft eine gute Kommunikation mit den betreffenden Behörden und ein wenig „Fingerspitzengefühl“, um dabei immer den richtigen Ton zu treffen. Hier ist neben korrekter Argumentation mit fundiertem Fachwissen manchmal eben Beharrlichkeit in der Sache gefragt. Es gilt, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen:
Essenzielle Fragen
- Wieviele Tickets dürfen verkauft werden?
- Wie lenke ich Besucherströme?
- Welche Hinweise zum Besucherverhalten und dem notwendigen Gesundheitsschutz muss ich geben?
- Wie kann ich das umsetzen?
- Was sollte ich als vorbeugende Maßnahmen im Sicherheitskonzept unbedingt bedenken?
- Was tue ich bei absehbaren Verstößen gegen geltende Auflagen?
- Wie sensibilisiere ich meine Crew auf diese Situationen?
- Welche Gegenmaßnahmen muss ich einplanen?
Fakt ist:
- Sicherheitskonzepte sind essenzieller Bestandteil jedes Veranstaltungskonzeptes
- ohne Sicherheitskonzept keine Veranstaltung
- Konzepte für Veranstaltungen werden vor allem in Hinblick auf Hygiene- und Sicherheitskonzepte von den Behörden penibel geprüft werden
- ein gutes Sicherheits- und Hygienekonzept bedeutet auch maximalen Schutz für Gäste und Mitarbeiter
- das Sicherheitskonzept sollte in der Hausordnung verankert sein, da diese Bestandteil des Vertrages mit dem einzelnen Besucher ist
Welche Vorteile bietet der Service?
- Berücksichtigung aller relevanten Elemente eines Sicherheitskonzepts (VstättVO, VAO)
- klare, unmissverständliche Formulierungen (natürlich auch grammatisch und orthographisch korrekt)
- Feststellung der maximal möglichen Besucherzahl
- enge Abstimmung mit zuständigen Behörden•Planungssicherheit für Veranstalter
- Benennung konkreter Maßnahmen zur Vorbeugung
- Detaillierte Planung für mögliche Gegenmaßnahmen bei Gefährdungslagen
- Klare Ablaufplanung und Abbildung der Organisationsstruktur mit definierten Verantwortlichkeiten
- Briefing der beteiligten Gewerke und Mitarbeiter
- Das Konzept ist auf gleichartige Events übertragbar die in dieser Location stattfinden, bei denen ein ähnliches Besucherverhalten zu erwarten ist
- Zusammenführung aller erforderlichen Unterlagen in ein gegliedertes Konzept (inkl. sämtlicher Pläne, relevanter Gesprächsprotokolle und Schriftverkehr)
Das individuelle Sicherheitskonzept für Ihr Event
…ermöglicht eine vorausschauende Planung, welche alle vorhersehbaren Situationen beinhaltet und Ihnen einen Leitfaden zur Hand gibt, wie die Veranstaltung trotz Corona stattfinden kann. Es wird nicht wie immer sein. Es kann nicht wie immer sein. Aber es wird stattfinden und die Besucher werden dankbar sein, wieder ein Stück Normalität zurück zu bekommen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Infos und Unterlagen werden für ein individuelles Sicherheitskonzept benötigt?
Neben Infos zur Art der Veranstaltung, der Location und Infrastruktur sind folgende Unterlagen äußerst nützlich:
- wenn vorhanden: Zulassung der Location als Veranstaltungsfläche
- ggf. Unterlagen über bauliche Änderungen nach der Zulassung als Veranstaltungsfläche
- Bestuhlungspläne•maßstabsgerechter Plan der Location
- Pläne der Flucht- und Rettungswege
- Unterlagen zum Brandschutz•wenn vorhanden: das alte Sicherheitskonzept
Ich habe alle Unterlagen eingereicht, trotzdem wird mein Event nicht genehmigt. Was nun?
Das ist in der ersten Schrecksekunde ärgerlich, aber erst einmal: Keine Panik! Zunächst muss festgestellt werden, warum die Veranstaltung nicht genehmigt wurde, um darauf entsprechend reagieren zu können. Hin und wieder kommt es vor, dass ein Sachbearbeiter krank oder im Urlaub ist und seine Vertretung keine Kenntnis von Absprachen und Vereinbarungen hat – hier kommen dann Gesprächsprotokolle und der archivierte Schriftverkehr ins Spiel. Im Zweifelsfall muss alles noch mal neu besprochen werden.Mit einem Konzept, welches der VstättVO entspricht und alle Auflagen berücksichtigt, sollten hier schnell alle Steine aus dem Weg geräumt sein.
Warum bekomme ich keine Antwort auf meine Anzeige des Events?
Das ist eigentlich kein schlechtes Zeichen, da die Mühlen bekanntlich sehr gemächlich mahlen. Normalerweise wird der Schriftverkehr zeitnah nach Eingang gesichtet und nach Dringlichkeit bearbeitet. Das heißt: für Ihr Event besteht offenbar kein akuter Handlungsbedarf! Dennoch fragen wir gern einmal bei dem zuständigen Sachbearbeiter nach dem aktuellen Arbeitsstand zur Veranstaltung.
Ich habe leider nicht alle notwendigen Unterlagen, wie soll ich vorgehen?
Je nachdem welche Unterlagen fehlen, sollte in dem Fall etwas mehr Zeit eingeplant werden, denn die Erstellung von Plänen ist nicht zwischen dem 1. und 2. Kaffee am Montag Morgen zu schaffen. Mit unserer Unterstützung ist das aber in einem planbaren Zeitraum machbar! Ein Grundriss der Location beispielsweise sollte auch bei der zuständigen Behörde aufzutreiben sein.
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